Links

Операційна готовність

1. Адміністратори

Додайте адміністраторів електронного кабінету
Адміністратор - це користувач електронного кабінету закладу, який може змінювати схему розподілу коштів на рахунки підприємств за категоріями страв і напоїв, управляти чайовими і офіціантами, додавати і видаляти інших адміністраторів, керувати столами та інше.
Також, тільки адміністратори можуть скасовувати оплати здійснені з Expirenza та завантажувати звітність.
Зазвичай, доступ до електронного кабінету надається адміністраторам закладу, старшим зміни і бухгалтеру.
Ви можете додати стільки адміністраторів, скільки побажаєте.
Як додати адміністратора?
Щоб додати адміністратора, перейдіть у розділ "Адміністратори" електронного кабінету, натисніть кнопку "Додати адміністратора" у правому нижньому куті, заповніть дані адміністратора.
Додавання адміністраторів ресторану
Адміністратор має бути клієнтом monobank, тому як для безпечної авторизації в електронному кабінеті закладу ми використовуємо підтвердження входу через мобільний додаток monobank.
Рівні доступу адміністратора
Ви можете надати адміністратору електронного кабінету права: додавати, редагувати, видаляти інших адміністраторів.
Для цього на екрані додавання або на екрані редагування даних адміністратора, необхідно активувати опцію "Може додавати, редагувати, видаляти інших адміністраторів".
Надання адміністратору прав

2. Банківські рахунки

Налаштуйте розподіл коштів між підприємствами
У розділі "Банківські рахунки" ви можете налаштувати розподіл коштів від продажу страв та напоїв на рахунки підприємств в залежності від категорії.
Це особливо зручно, якщо у вашому закладі оплату за бар приймає одне підприємство, а за кухню - інше.
Щоб зв'язати категорію з рахунком підприємства, перейдіть у розділ "Банківські рахунки" електронного кабінету.
У верхній частині екрана знайдіть напис "Нерозподілені категорії", натисніть на одну з категорій та виберіть зі списку рахунок, на який мають перераховуватися кошти від продажів у цій категорії.
Виберіть рахунок за замовчуванням
У розділі "Банківські рахунки" необхідно вибрати рахунок "за замовчуванням".
Якщо, раптом, з’явиться категорія не закріплена за підприємством, або страва без категорії, то кошти від їх продажу перераховуватимуться на “Рахунок за замовчуванням”.
Зазвичай, як "Рахунок за замовчуванням" обирають рахунок підприємства, яке приймає оплату за кухню.

3. Чайові

Як працюють чайові?
Однією з важливих функцій Expirenza є можливість залишити чайові одночасно з оплатою рахунку.
Закладу потрібно обрати спосіб збору чайових - збирати на спільну картку і потім ділити, або одразу перераховувати чайові на особисту картку кожному офіціанту окремо.
Додайте спільну картку для чайових у розділі "Перснал та чайові"
Це "спільний кошик" вашої команди.
На цю картку перераховуватимуться чайові всієї команди, якщо ви оберете таку опцію. Також, ця картка слугує “планом Б”, на той випадок, якщо хтось із співробітників не додав особисту картку, або під час переказу виникла помилка.
Спільною карткою для чайових має бути картка monobank, бо лише так ми можемо забезпечити безперебійне зарахування коштів.
Зазвичай для цього використовують "білу" картку monobank когось з адміністраторів закладу.
Оберіть спосіб збору чайових
Якщо у вашому закладі заведено збирати чайові у "спільний кошик", то нічого робити не треба, чайові будуть зараховуватись на “Спільну картку для чайових”.
Якщо ж у вашому закладі кожен офіціант забирає чайові від замовлень, які обслуговував, окремо, то вам потрібно активувати опцію “Переказувати чайові на особисту картку”.

4. Персонал

Перевірте список персоналу
Плагін Expirenza автоматично завантажує список персоналу з вашої POS-системи та показує отримані дані у розділі “Персонал та чайові”.
Будь ласка, переконайтесь, що у списку присутні всі співробітники, які приймають та обслуговують замовлення у вашому закладі. Зазвичай, це офіціанти та бармени. Якщо у списку персоналу не вистачає когось зі співробітників, зверніться до цієї інструкції, щоб дізнатися, як додати їх.
Якщо у списку персоналу є зайві співробітники, ви можете їх деактивувати. Для цього виконайте такі дії:
  • Знайдіть у списку персоналу співробітника, якого хочете деактивувати;
  • Натисніть кнопку "Деактивувати"
Деактивація персоналу
  • Співробітника буде деактивовано. Він не зможе отримувати сповіщення в Telegram-бот та чайові на особисту картку.
Якщо ви обрали переказувати чайові на особисту картку
Для підключення карток вашого персоналу до Expirenza перейдіть у розділ "Офіціанти та чайові" електронного кабінету і натисніть "+" навпроти кожного члена команди.
За номером телефону працівника ми відправимо пропозицію додати особисту картку для чайових - у додаток monobank, якщо офіціант є клієнтом monobank, або через СМС, якщо ні.
Ми рекомендуємо заздалегідь попередити команду, що їм може надійти подібне повідомлення.
Офіціанти можуть додати картку Mastercard або Visa будь-якого українського банку, як особисту картку для чайових.

5. Сповіщення

Як працюють сповіщення?
Для швидкого інформування ваших співробітників, щодо оплат здійснених з Expirenza та інших важливих подій, ми надсилаємо сповіщення в ПЗ вашого закладу, а також у Telegram-бот.
Підключення персоналу до Telegram-бота
Для підключення потрібно виконати наступні кроки:
  • Перейдіть за посиланням https://t.me/shake2pay_alerts_bot
  • На запит Telegram-бота, поділитись своїм номером телефону.
Наша система налаштована таким чином, що сповіщення надсилатимуться лише на номери телефону адміністраторів і персоналу конкретного закладу.
Які сповіщення відправляються у ПЗ закладу?
  • Сповіщення про успішну оплату рахунку;
  • Сповіщення про помилки закриття замовлень.
Які сповіщення відправляються у Telegram-бота?
  • 1. Сповіщення про успішну оплату рахунку;
  • 2. Сповіщення про помилки закриття замовлень;
  • 3. Сповіщення про повернення оплати;
Також, за допомогою Telegram-бота можна ініціювати повернення оплати.
Повернення оплати можуть ініціювати тільки адміністратори.

6. Завершення налаштування закладу

Для завершення етапу "Операційна готовність" заповніть, будь ласка, контрольну анкету. Після того, як анкета буде заповнена, ми перевіримо налаштування на нашому боці ми надішлемо вам подальші інструкції.